Esettanulmány

TÁMOP Projekt Irányító rendszer (PIR)

Megbízó: Szakképző intézmények

A pályázati szaktanácsadó tevékenységünk során gyakran szembesültünk a projektek megvalósítása közben az adminisztrációs terhek megnövekedésével. Ennek a mérséklésére, esetenként drasztikus csökkentése érdekében alkottuk meg a Projekt Irányító Rendszerünket. A szoftverben eltárolásra kerül minden projekthez tartozó dokumentum, bizonylat, számla, tanulmány külön-külön, így a nyomon követés és a kontroll nagyon gyorsan és hatékonyan tud megvalósulni.

Feladat:

Egy általános, TÁMOP projektek megvalósítását támogató rendszer fejlesztése, melyben több, akár párhuzamosan futó projekt elszámolását és dokumentálását is le lehet bonyolítani.

Megvalósítás:

A TISZK VIR rendszer kialakítása során szerzett tapasztalatokat felhasználva a projekt megvalósítási feladat kereteit és munkafolyamatait könnyebb volt kijelölni. A pályázatban világosan le voltak fektetve az input és output objektumok. Ezek konkretizálása és pontosítása után a pályázati csapat szakértőivel együtt egy pontos rendszerterv készült, ami alapján a programozók elkészítették a béta változatot. Ez a verzió már megfelelt a pályázati kiírásban szereplő folyamatok és nyilvántartások támogatására, de még szükség volt a felhasználóbarát felületek és kényelmi funkciók kialakítására, amihez kértük a bevont célcsoport igénylistáját. A beérkezett igények implementálása után átadásra került a rendszer. A munkánkat gyorsította az egyedi igényeinknek megfelelő, általunk kifejlesztett Viola™ rendszer, melynek előnye, hogy a saját fejlesztő környezetben a programozók hatékonyabban tudtak dolgozni.

A rendszer főbb jellemzői:

  • homogén technológiai alapok: Viola™ , PHP
  • központi, MySQL alapú adattárolás
  • Linux szerver operációs rendszer
  • többszörösen kódolt adatbázis-struktúra


Megvalósítás éve: 2013–2014

Főbb komponensek:

  • Adminisztráció
  • feladata a szervezet adminisztrációjával foglalkozó dolgozók munkájának támogatása
  • partnerek és projektszereplők adatainak egységes tárolása
  • a projektből finanszírozott, vásárolt gépek, eszközök, beruházások nyilvántartása
  • Dokumentumkezelés
  • a projekt teljes dokumentációjának kezelése, a pályázat kiírásától a záró dokumentumokig
  • a kapcsolódó levelezés iktatása
  • média szereplések rögzítése
  • Pénzügyi nyilvántartás
  • feladata a szervezet pénzügyi adminisztrációjával foglalkozó dolgozók munkájának támogatása
  • Rendezvények
  • a projekt által megvalósuló nyitó-, zárórendezvényekkel, szakmai utakkal és egyéb konferenciákkal kapcsolatos információk kezelését végző modul
  • Kommunikáció
  • üzenőfal, melyen témakörönként tudnak fórum jellegűen a résztvevők információkat cserélni
  • naptárban tudják a szükséges határidőket, megbeszéléseket és egyéb teendőket rögzíteni